La industria de eventos, una víctima del coronavirus

¿El coronavirus viene para nuestras vidas sociales también? ¿Cuánto sufrirá la industria?

El coronavirus ya ha afectado los eventos en todo el mundo. Los eventos en China y otras partes de Asia son los más afectados, y muchos organizadores optaron por mantenerse seguros al posponer o cancelar sus eventos. Incluso algunos eventos fuera de las áreas afectadas están siendo cancelados, y los organizadores de eventos están siendo criticados por hacerlo.

La industria global de eventos comerciales generó ventas por valor de $ 2.5 billones en 2017, contribuyó con $ 1.5 billones al PIB mundial y empleó a 26 millones de personas en todo el mundo en 2017. Y ahora el brote de coronavirus está causando la cancelación o el aplazamiento de más de 24 exposiciones y conferencias en todo el mundo, perjudicando a una industria de ferias comerciales de $ 2.5 billones.

La cancelación de eventos comerciales está teniendo efectos en la industria hotelera, aerolínea, de entretenimiento, marketing, restaurante y otras industrias. Y no se trata solo de eventos comerciales y comerciales, hemos enumerado algunos de los eventos confirmados que ya se han cancelado en las últimas semanas a continuación. ¡Sigue leyendo!

Cual es el daño?

La reprogramación de eventos puede convertirse en un problema financiero grave para los organizadores. Es posible que no puedan reservar el mismo lugar para su fecha preferida y pueden perder el dinero que han gastado en el espacio del evento y otros servicios como la restauración y la gestión de conferencias. Los expositores y los asistentes también enfrentan desafíos cuando se cancelan los eventos, como los costos de los depósitos en el stand, el registro del evento y los arreglos de viaje. La histeria ha afectado la producción de suministros de bienes que proporciona a todo el mundo. Las fábricas en China están trabajando a capacidad reducida y han estado luchando para hacer envíos. Hay todo tipo de equipos y productos en la industria de gestión de eventos que provienen de países como China. Si los proveedores y contratistas obtienen suministros de otras fuentes, habrá cambios en los precios, lo que cambiará los precios de la gestión general del evento. Uno de los mayores beneficios de los eventos y conferencias de redes es que los profesionales se reúnan cara a cara. Pero, ¿qué sucede cuando tales beneficios conllevan riesgos para la salud?

¿El coronavirus viene para nuestras vidas sociales también? ¿Qué pasa con las personas en la industria? ¿Qué pasa con el personal de eventos y lugares?

El personal del evento es responsable de gestionar los eventos, a los que asisten cientos y miles de personas. El primer desafío para los organizadores del evento es capacitar al personal del evento en el lugar y asegurar que todos los asistentes estén en el mejor estado de salud, no tengan síntomas de COVID-19 y no representen una amenaza potencial, ya que se trata de una enfermedad fácilmente propagable. . También deben asegurarse de que el lugar esté desinfectado adecuadamente. Deberán tomarse medidas para el equipo adecuado. Algunas compañías de gestión de eventos han reubicado su evento en lugar de cancelarlo o posponerlo. En caso de que el evento tenga lugar en China, se están reubicando y cambiando la sede a otro país. Si bien este es uno de los mejores compromisos, esta opción viene con sus propios problemas. Cuando el evento se mueve a una nueva ubicación, debe considerarse qué tan lejos está la nueva ubicación del evento y si puede ser una decisión inteligente o no. Cambiar el lugar requerirá que muchas cosas se vuelvan a planificar y se vuelvan a reservar, lo que incluye vuelos, transporte local y alojamiento en hoteles. Y como mencionamos vuelos, muchos de ellos ahora también se están cancelando. Así que sé inteligente.

La mayoría de los contratos del evento se firman unos meses antes del evento, y la mayoría de ellos no incluyen las tarifas de cancelación. Si usted es un planificador de eventos, ahora es el mejor momento para eliminar cualquier cláusula de cancelación de sus contratos. Cancelar una ubicación es solo el comienzo, luego debe seleccionar la nueva ubicación y moverse rápidamente. Es fundamental que los organizadores del evento elijan un lugar con un riesgo mínimo de COVID-19. Los requisitos del lugar han cambiado un poco, deben proporcionarle todo el equipo necesario, salas aisladas, etc.

¿Qué pasa con los grandes eventos en Asia?

Desde que el virus COVID-19 se propagó en China en diciembre, las aerolíneas estadounidenses han cortado el servicio a grandes partes de China y Hong Kong, lo que ha resultado en la cancelación o postergación de docenas de exhibiciones comerciales y conferencias (junto con los organizadores del evento, por supuesto). Las corporaciones han retirado a sus ejecutivos de asistir a conferencias en todo el mundo, especialmente en China. Marine Money Shanghai, una conferencia para transportistas financieros, se planeó para los días 3 y 4 de marzo y se pospuso debido al virus y las preocupaciones de los asistentes. El Gran Premio de China, que se celebrará del 17 al 19 de abril, se pospuso para evitar la propagación de la enfermedad, según el sitio web del evento. La cancelación marca un punto de inflexión para las compañías que temen la posibilidad de exponer a sus trabajadores al nuevo virus mortal que mató a más de 2,100 en China durante las últimas siete semanas. La Semana de la Moda de Shanghái, que se programó del 26 de marzo al 2 de abril y cuenta con más de 1,200 marcas de moda, también se pospuso la semana pasada. La exposición Food & Hotel Asia - Hotel Restaurant and Cafe (FHA-HoReCa), en Singapur, se mudó de marzo a julio. El evento hermano de la exposición, FHA-Food & Beverage, estaba programado para finales de marzo en Singapur. Sus organizadores planeaban ofrecer máscaras y desinfectantes para las manos en el lugar a los asistentes, pero finalmente lo pospusieron el 14 de febrero. La enfermedad puede incluso interrumpir la apertura de los Juegos Olímpicos de Tokio en julio. Los organizadores habían dicho previamente que los Juegos 2020 seguirían según lo planeado, pero esta semana un miembro del Comité Olímpico Internacional sugirió que los juegos podrían cancelarse si la enfermedad no está contenida para fines de mayo. Los juegos de fútbol en todo el mundo también se ven afectados. Se pospusieron las semanas de la moda en Beijing y Shanghai. Mientras tanto, numerosas marcas de moda chinas se han retirado de las semanas de la moda en París y Milán. El líder espiritual budista anunció que pospondría una ceremonia de ordenación para nuevos monjes y cancelaría todos sus deberes públicos hasta nuevo aviso.

¿Y el resto del mundo?

Es la carrera de apertura de la temporada de Fórmula Uno, y otras tres carreras: en Australia, Bahrein y Vietnam podrían posponerse. El alcalde de Niza, en el sur de Francia, canceló el último día del carnaval debido a тхе coronavirus. Mientras tanto, en Venecia, la celebración anual del Carnaval se interrumpió en dos días, ya que el coronavirus apareció en Italia el pasado fin de semana. El Salone del Mobile de Milán, la feria de muebles más grande del mundo, tendría lugar entre el 21 y el 26 de abril. Los organizadores anunciaron que se pospuso hasta junio. La semana pasada, Facebook canceló su Cumbre Global de Marketing anual programada del 9 al 12 de marzo en San Francisco. El evento contó con 4.000 participantes confirmados. Facebook también retiró la Conferencia de Desarrolladores de Juegos en San Francisco. La Irish Rugby Football Union pospuso dos partidos de rugby de las Seis Naciones entre Irlanda e Italia que se celebrarán en Dublín entre el 6 y el 8 de marzo. El rapero británico Stormzy pospuso conciertos en Japón, China y Corea del Sur como parte de su gira mundial.

Los organizadores del Mobile World Congress, la feria comercial más grande del mundo para la industria de la telefonía móvil, desconectaron el programa menos de dos semanas antes de que comenzara en Barcelona, ​​España. МWC generalmente atrae a 100,000 visitantes de todo el mundo. La conferencia de cuatro días contó con oradores principales de AT&T, Airbus, Google y otros titanes de la industria. LG Electronics, Amazon, Ericsson, Cisco, Facebook, AT&T, Sony, Nvidia y otras compañías se retiraron del MWC antes de la cancelación. Amazon canceló su asistencia al MWC debido a las preocupaciones sobre el virus, Ericsson tenía temores similares.

¿Qué deberían considerar hacer los profesionales de eventos?

  • Monitoree los cambios en las recomendaciones sobre eventos y viajes, y siga la orientación de las oficinas de salud y gubernamentales.
  • Prepárese para que los asistentes tengan inquietudes y bríndeles recursos
  • Comparta recomendaciones sobre cómo mantenerse saludable
  • Anticípese a los retrasos de viaje para las inspecciones del aeropuerto y las cancelaciones de vuelos / registros
  • Proporcionar opciones para la participación virtual.
  • Prepare un plan de comunicación para mantener informados a los participantes y socios en caso de cancelación de un evento.
  • Proporcionar educación sobre salud, seguridad y protocolos de comunicación.
  • Comunicar de manera proactiva cualquier cambio en la política de cancelación
  • Consulte con un asesor legal sobre sus responsabilidades y el impacto en el seguro del evento, los contratos y las políticas de reembolso.

El Consejo de la Industria de Eventos (EIC) celebró un seminario web el 7 de febrero, esto es lo que nos aconsejaron:

Mantener perspectiva. No seas rehén por miedo en tu proceso de toma de decisiones. Ten cuidado con el sensacionalismo. Es prudente que los organizadores del evento hagan todo lo posible para minimizar la propagación de gérmenes, asegurándose de que los desinfectantes para manos estén disponibles y trabajando con lugares para intensificar los esfuerzos de saneamiento. Todos deben ser más diligentes porque estamos en el negocio de reunir a muchas personas. Espera a tomar una decisión. Si es posible, espere otros 10 días o dos semanas antes de decidir si posponer o cancelar su evento. Este es el momento más arriesgado para tomar tal decisión. Confíe en las fuentes locales para los hechos en lugar de depender de los medios. Tenga en cuenta que esta es una situación que cambia rápidamente. Comunícate con tu audiencia. Si tiene alguna pregunta acerca de si su evento se llevará a cabo, haga de su sitio web su "depósito central" para obtener información. No subestimes el costo del brote, pero mantente positivo.

Lo que creemos es el curso de acción correcto:

La industria debe unirse y ser flexible. "Necesitamos tomarnos de la mano como industria para asegurarnos de que todos superemos esto con la menor cantidad de efectos negativos". como se dijo en el seminario web de EIC. Creemos firmemente en esas palabras. Necesitamos unirnos. Siempre manténgase flexible, ahora más que nunca y, obviamente, reduzca todos los gastos de cancelación.

¡Mantente a salvo y no entres en pánico!

Amor,

Evedo

Escrito por Milena Komitova

Recursos: CNBS, Eventscouncil, Quartz, GlobalSign