Algunos consejos simples para mejores reuniones en línea (edición COVID-19)

Las reuniones en línea no tienen que ser peores que cara a cara, y a veces incluso pueden ser mejores. La aplicación de algunas opciones de diseño simples puede hacer una gran diferencia.

Participantes en una reunión en línea.

Una de las implicaciones del virus COVID-19 ha sido que muchos eventos y reuniones en persona se están cancelando o moviendo en línea. La semana pasada, el presidente del MIT, Rafael Reif, canceló todos los eventos en el campus con más de 150 personas (además, hay limitaciones en nuestros viajes para asistir a reuniones en otros lugares).

Todavía no sabemos cómo evolucionarán las cosas en las próximas semanas y meses, pero parece probable que las reuniones y talleres en línea se conviertan en una parte mucho más común de nuestra vida cotidiana (no solo en el MIT, sino en otros universidades y escuelas, y en muchas empresas también). Esto también tiene algunos beneficios potenciales, por ejemplo, muchas personas que en el pasado fueron excluidas de eventos (por razones que incluyen discapacidades, ansiedad social, incapacidad para estar lejos de los miembros de la familia, etc.) podrán participar en línea. La crisis actual también es una oportunidad para establecer una opción para la participación virtual como la norma, en lugar de la excepción, en el futuro.

A pesar de que ya pasamos mucho tiempo en reuniones, muchas de ellas (especialmente las en línea) no funcionan tan bien como podrían. Parte de la razón es que algunas de las estrategias que funcionan bien para las reuniones en persona no se traducen bien en reuniones en línea.

A continuación se presentan algunos puntos de partida simples para organizar y ejecutar reuniones en línea de alta calidad. Estos se basan en nuestra investigación sobre eventos participativos en línea. La audiencia principal para esta publicación es la comunidad de Media Lab, pero tratamos de mantenerla lo suficientemente general como para que sea útil para otros.

(Esta publicación trata principalmente de reuniones más pequeñas. Estamos planeando compartir algunos consejos para organizar grandes eventos participativos en línea en una publicación separada en el futuro).

Reuniones en línea (2–25 participantes)

La mayoría de las reuniones de Media Lab se encuentran dentro del rango de 2 a 25 participantes: reuniones de proyectos, reuniones de grupo e incluso algunos de los seminarios MAS. La estructura de estas reuniones puede variar ampliamente y una presentación de proyecto seguida de preguntas y respuestas necesitará un enfoque diferente de una sesión de lluvia de ideas abierta. Los siguientes principios y directrices están destinados a ser un punto de partida; deberían aplicarse a la mayoría de las reuniones, pero le recomendamos que las adapte a sus necesidades y casos de uso específicos.

I. Designar un facilitador. En una reunión en persona, es fácil captar señales físicas y, a menudo, las conversaciones fluyen naturalmente sin un facilitador dedicado. Eso es mucho más difícil de hacer en línea, y las personas tranquilas a menudo terminan participando aún menos. La buena facilitación es una habilidad y los facilitadores deben tener en cuenta que juegan ese papel; por ejemplo, los facilitadores no suelen involucrarse demasiado en la sustancia de lo que se está discutiendo. Algunos grupos, especialmente los grupos que han estado haciendo reuniones en línea durante un tiempo, pueden compartir la función de facilitación sin designar a una sola persona. Pero en general, recomendamos encarecidamente tener un facilitador que pueda vigilar la dinámica del grupo y guiar la conversación.

II La clave para una buena videollamada es el audio. Nada mejora la calidad de una reunión de video tanto como un auricular y una buena etiqueta de audio. Asegúrese de que todos los participantes usen audífonos y aliente a los participantes a silenciarse cuando no estén hablando. Si es necesario, esta es una de las áreas donde está bien que el facilitador sea un poco pesado si es necesario. El audio deficiente de uno o dos participantes puede arruinar la reunión para todos los demás. Además, todos los participantes deben estar en un espacio tranquilo cuando se conectan.

III. Levante la mano / use una cola de altavoces. Esto puede parecer que estamos de vuelta en la escuela primaria, pero es sorprendente lo bien que fluye la conversación si todos los participantes "levantan la mano" para indicar que quieren intervenir. Algunas herramientas de videoconferencia tienen un botón dedicado para esto, pero a menudo simplemente use la ventana de chat y escriba "Mano" o "q +" (agradezca a la multitud del W3C IRC). Es el trabajo del facilitador asegurarse de que se les pida a las personas que hablen en el orden en que se agregaron a la cola.

IV. No te preocupes por la tecnología. La mayoría de las herramientas de videoconferencia están bien. Si ya está utilizando una herramienta que le gusta, siga utilizándola. Si aún no tiene preferencias, le recomendamos Google Hangouts Meet o Zoom. Hangouts Meet es la aplicación de conferencia para cuentas corporativas de Google (como las cuentas de Media Lab). Zoom es una aplicación independiente. Ambos ofrecen aplicaciones móviles para teléfonos inteligentes o tabletas (una experiencia mucho mejor que intentar iniciar sesión en el sitio web desde un dispositivo móvil).

En general, recomendamos Google Hangouts para grupos de hasta ~ 8 personas y Zoom para grupos más grandes. Zoom tiene algunas características de administración adicionales que facilitan la facilitación de grupos más grandes.

a) Google Hangouts Meet (https://hangouts.google.com/) tiene una interfaz web, pero la forma más fácil de usarlo es a través del Calendario de Google. Cuando cree un evento de calendario, simplemente elija "Agregar conferencia" y el evento incluirá un enlace a un Hangout de Google. Para las cuentas de Google que forman parte de una edición Enterprise (las cuentas de Media Lab) también generará automáticamente un número de acceso telefónico para los participantes de la reunión sin acceso a una computadora. Me gusta esto:

Evento de Google Calendar con información de Hangouts Meet

Google anunció recientemente que, en respuesta a COVID-19, implementarán las funciones premium de Hangout para todos los clientes de GSuite y GSuite for Education.

b) Zoom (https://zoom.us/meetings) ofrece cuentas gratuitas, pero necesita una cuenta Pro (~ 15 USD / mes) para organizar reuniones de más de 45 minutos. Si bien eso en realidad suena bastante bien, quién no querría reuniones más cortas, a menudo no es factible. En general, recomendamos registrarse para obtener una cuenta Pro.

Una característica interesante en Zoom es la capacidad de especificar una URL fija que siempre apuntará a su reunión de Zoom, por ejemplo, es posible crear una URL para un grupo de investigación que podría usarse para todas las reuniones de grupo. Los participantes pueden simplemente marcar la URL. Zoom también le permite configurar reuniones para silenciar a todos los participantes de forma predeterminada (luego pueden activar el silencio): ¡muy recomendable!

V. La toma de notas compartida es genial. Esta es una de las áreas donde las reuniones en línea pueden tener una ventaja sobre las reuniones en persona. Se siente natural mantener abierta una ventana del navegador para notas compartidas. Recomendamos Google Docs o Etherpad, que le permiten ver las ediciones de todo el grupo en tiempo real. Los buenos facilitadores vigilan las notas y aportan ideas de las notas a la conversación, si corresponde (algunos participantes prefieren contribuir de esta manera). Una advertencia: si bien las notas compartidas son una gran adición a una reunión en línea, tenga en cuenta que los participantes que están marcando (o usando dispositivos móviles pequeños) pueden no poder ver las notas.

VII. Los pequeños pero importantes detalles. Hay una serie de cosas que pueden hacer una gran diferencia; Vale la pena prestar atención, especialmente si participa en reuniones regularmente. Hacer estos pequeños cambios valdrá la pena.

  • Utilice una conexión a internet por cable si es posible (no WiFi o celular).
  • Cierre las pestañas o aplicaciones que no necesita durante la llamada; Esto puede mejorar significativamente el rendimiento del video, especialmente en computadoras más antiguas.
  • No se siente frente a una ventana brillante con la cámara hacia usted (idealmente, todas las fuentes de luz se colocan detrás de la cámara).

VIII Establecer expectativas Las reuniones en línea no son peores que en persona, e incluso pueden ser mejores en muchos aspectos, pero definitivamente son diferentes. Establecer expectativas (tener una conversación con el grupo sobre la forma en que desea organizar las reuniones) y acordar unas pautas claras al comienzo de la reunión puede mejorar en gran medida la experiencia para todos.

Estos son solo algunos puntos de partida. Siéntase libre de agregar otras ideas o sugerencias en los comentarios a continuación. Seguiremos de cerca la discusión y continuaremos actualizando el documento.

Acerca de Media Lab Learning Initiative La Media Lab Learning Initiative desarrolla experiencias de aprendizaje creativas para la comunidad y los colaboradores de Media Lab. Como parte de nuestro trabajo, estamos desarrollando nuevos formatos y herramientas para eventos en línea.

Para obtener más información, comuníquese con learn@media.mit.edu.

Esta publicación apareció originalmente en el sitio web de MIT Media Lab, donde también puede encontrar una versión editable por la comunidad.