Una lista de verificación de supervivencia de coronavirus de 5 pasos para pequeñas empresas

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En este momento, todos entienden cuán grave es la situación de COVID-19, y existe una amplia conciencia de que el impacto en las empresas será severo y duradero. Al mismo tiempo, muchas empresas más pequeñas todavía están en un modo reactivo, respondiendo a eventos que ya han sucedido, y no están seguros de cómo manejarán lo que suceda después.

Para sobrevivir a esta crisis, su negocio necesitará anticipar los próximos eventos y salir frente a ellos. Si aún no está allí, no se sienta mal: durante la semana pasada, un par de mis clientes me consultaron sobre su respuesta al Coronavirus, y todos ellos todavía están en un modo reactivo como usted.

Mis clientes, como la mayoría de las empresas, tienen una idea general de lo que deben hacer, pero no tienen claro cómo priorizar e implementar. Esta lista de verificación de 5 pasos puede ayudar a aclarar las prioridades y configurar su negocio para adelantarse a los eventos, en lugar de sentirse abrumado por ellos.

1. Proteger a las personas

Tomar medidas para proteger a sus empleados y clientes es la primera prioridad que debe abordar, porque los seres humanos son más importantes que cualquier empresa. Además, si se equivoca, si su cliente o empleado se enferma gravemente y no tiene un plan para ello, esto eclipsará todo lo demás que está sucediendo en su negocio.

Entonces, lo primero, asegúrese de que ha hecho que el trabajo sea lo más seguro posible para su equipo. Muchas empresas ya han implementado pasos obvios como alentar el trabajo remoto. Algunas posibilidades más para que usted considere: Reemplazar viajes y reuniones en persona con llamadas remotas; limpieza / desinfección intensificada de lugares de trabajo; flexibilidad para el personal que necesita organizar arreglos alternativos para el cuidado de niños o ancianos; proporcionando mejores computadoras portátiles o auriculares para permitir un trabajo más productivo en el hogar.

Luego, si su negocio involucra algún tipo de interacción física con el cliente, asegúrese de maximizar también su seguridad, por ejemplo, aumentar la limpieza del área de ventas; proporcionar desinfectante para manos en los mostradores de servicio; reducir el contacto personal Si su negocio involucra personas reunidas o viajando, lamentablemente, es casi seguro que deberá suspender las operaciones por un tiempo. Esto será doloroso, pero nuevamente, es mucho mejor que la alternativa de poner en peligro a su personal o clientes. Puede reiniciar un negocio, pero no una vida.

La implementación de estas protecciones de emergencia reducirá el riesgo para sus empleados y clientes, pero no puede eliminar el riesgo por completo, por lo que también debe planificar lo peor. Pregunte "qué haré si un empleado / cliente contrae este virus" y formule su respuesta ahora; No esperes hasta después de que suceda. Verifique las pólizas de seguro para ver qué está cubierto. Determine a dónde deben acudir las personas para las pruebas si presentan síntomas y cómo deben llegar allí. Haga planes para cubrir las ausencias a largo plazo de los empleados. Organice registros como calendarios de reuniones para que si alguien es diagnosticado con COVID-19, pueda identificar fácilmente a otras personas que puedan haber estado expuestas. Cree un plan escrito completo o una lista de verificación que pueda activar si es necesario.

2. Envía tu mensaje

Una vez que tenga las medidas básicas de seguridad, tome el control de la narrativa en torno a su negocio. No deje que la gente se pregunte dónde están las cosas en su empresa, y no haga que le pregunten, porque todos tienen suficientes otras cosas de las que preocuparse en este momento. En su lugar, publique actualizaciones claras en el sitio web y las redes sociales de su empresa, y comuníquese directamente con las personas más afectadas.

Para los empleados, cree un centro interno con toda la información que necesitan: información de seguro, póliza de trabajo remoto, cronogramas de cobertura, etc., no los obligue a buscar fuentes dispersas o conflictivas. Manténgalos informados sobre lo que está haciendo el negocio y cómo estos pasos ayudarán a la empresa a sobrevivir. Finalmente, facilíteles que hagan preguntas y obtengan respuestas: configure un documento compartido, un chat, una línea directa, una política de puertas abiertas o lo que sea adecuado para su lugar de trabajo.

Para los clientes y el público, dígales qué está haciendo su negocio en respuesta a COVID-19, ya sea que esté cambiando su horario comercial, sus productos, cerrando sus puertas por un tiempo o incluso simplemente haciendo negocios como siempre. . Agregue un mensaje con sello de fecha a la página de inicio de su sitio web y actualícelo con frecuencia. Publique en sus redes sociales y "péguelo" o vuelva a publicar con frecuencia para que su mensaje de crisis siga siendo prominente. Si tiene personal de apoyo o recepcionistas, deles un guión para que lo sigan. Indique a las personas cómo cambiará su experiencia con su negocio debido al virus; no los dejes adivinando o confundidos. Y si necesita cancelar las transacciones existentes (p. Ej., Reservas en restaurantes, visitas grupales, entradas para teatros), intente ponerse en contacto con cada cliente afectado individualmente y dígales claramente lo que sucederá después, ya sea un reembolso, un crédito, una postergación para una fecha posterior. etc.

3. Ahorre efectivo

Después de haber tomado medidas para proteger y comunicarse, su próxima prioridad es el efectivo, el oxígeno de su negocio. Consulte con su gerente de finanzas o su contador, determine el peor escenario financiero, por ejemplo, cero ventas o dos meses, y las ventas anuales bajen un 50% respecto al año pasado, y luego identifique los cambios que necesitaría hacer en ese escenario en Para sobrevivir.

Comience por reducir o diferir los gastos en viajes / hospitalidad, horas extras, consultores externos y profesionales, capacitación, nuevas contrataciones, suscripciones de SaaS y proyectos de TI. Después de eso, sus opciones restantes son más desagradables y pueden incluir reducciones de personal, aumento de préstamos, ventas de activos, aplazamiento de inversiones y recortes de compensación de propietario / socio.

Desafíate a ti mismo o a los gerentes de tus divisiones para lograr el nivel objetivo de los planes de reducción de gastos y priorizar el orden en que se deben hacer esos recortes. En esta crisis, la mayoría de las empresas experimentarán una reducción en el flujo de caja entrante, y deberá reducir sus salidas en consecuencia. El momento de planificar esas reducciones fue ayer, y el momento de comenzar a implementar esos planes es hoy. No espere para recibir un extracto bancario al final del mes antes de comenzar a pensar en efectivo.

Actualización, 14 de marzo: el usuario medio GK ha publicado una lista detallada de consejos de administración de efectivo aquí, que también puede serle útil.

4. Montar la tormenta

Si tiene planes establecidos para proteger a su equipo y sus clientes; si está ejecutando activamente un plan de comunicación claro; y si ha tomado medidas para mantener su "suministro de oxígeno" de dinero en efectivo, felicidades: está más preparado que muchas pequeñas empresas y está en condiciones de adelantarse a los eventos en lugar de ser superado por ellos.

Su enfoque ahora debe estar en la información y la ejecución. Manténgase informado no solo sobre la pandemia en sí, sino también sobre la moral de su personal, las preguntas que hacen sus clientes, la viabilidad de sus proveedores, el estado de la economía en general, en resumen, todas las variables que pueden afectar su negocio . Y siempre mantenga una mano en el timón de la ejecución, listo para hacer los ajustes necesarios. Nadie puede predecir cómo se desarrollará esta pandemia, y algunas de sus conjeturas y predicciones más seguras seguramente resultarán erróneas. Pero si se mantiene informado y continúa ejecutando los planes que hizo en los pasos anteriores, entonces debería poder mantenerse al día con los eventos y evitar volver a un modo abrumador y reactivo.

5. Mira hacia el futuro

Finalmente, si está en condiciones de resistir la tormenta, puede mirar hacia el futuro. Muchas empresas no sobrevivirán a esta crisis, muchas otras seguirán cojeando en un estado debilitado durante años y algunas prosperarán. Aquí hay algunas maneras en que puede apuntar a la última categoría y avanzar más adelante que sus competidores:

  • Búsqueda de gangas: algunas empresas se encontrarán en serios problemas y ofrecerán vender activos (o toda la empresa) a precios muy bajos. Obviamente, se recomienda, y solo porque algo esté a la venta a bajo precio no significa que sea un buen negocio. Dicho esto, si su negocio se encuentra en una posición financiera más sólida, puede haber oportunidades para que adquiera activos en términos atractivos.
  • Planificación de la sucesión: Lamentablemente, es cierto que algunas empresas más pequeñas y familiares perderán a sus líderes por COVID-19. Incluso si su propio negocio no se ve afectado de esta manera, debería servir como una llamada de atención sobre la importancia de tener un plan de sucesión. Perder a alguien es bastante trágico; pero si la empresa que construyeron se desgarra por herederos o gerentes, esto solo agrega más tristeza.
  • Lecciones aprendidas: ninguno de nosotros realmente ha enfrentado un desafío como este antes: ni la crisis financiera, el ébola, el SARS, el 11 de septiembre ni ningún otro evento en la memoria de las personas en edad de trabajar ha afectado tantas vidas y negocios tan fuertemente en tan poco tiempo Al guiar a su empresa a través de ella, seguramente cometerá muchos errores y juicios erróneos en el camino, en todas las facetas del negocio: finanzas, operaciones, gestión de personas, seguros, tecnología, estrategia, lo que sea. Cuando se despeje el polvo y tenga tiempo para reflexionar, asegúrese de aprovechar esta oportunidad única de aprendizaje y tome lecciones que lo ayudarán a superar la próxima crisis con más éxito.

¿Tiene más consejos para las pequeñas empresas que enfrentan la crisis COVID-19, o una pregunta sobre cómo manejar una situación en su propia empresa? Házmelo saber en los comentarios.