5 consejos simples para una comunicación efectiva durante COVID-19

El virus COVID-19 nos afecta a todos. El impacto ha estado dominando las noticias en las últimas semanas. En estos tiempos inciertos, las personas buscan una fuente confiable de información.

Según el Edelman Trust Barometer 2020 (una de las principales agencias de comunicación a nivel mundial), al 74% de las personas les preocupa que haya muchas noticias falsas e información falsa sobre el virus COVID-19. Y casi la mitad de ellos (45%) indica que les ha sido difícil encontrar información confiable y confiable sobre el virus y sus efectos.

“El 45% de los empleados indica que es difícil encontrar información confiable y confiable” –Edelman Trust Barometer 2020

No hace falta decir que en momentos como estos, las personas de todo el mundo están buscando en su liderazgo información y orientación. Las personas consideran a sus empleadores como una fuente confiable de información, por lo que necesitamos (sobre) comunicarnos con nuestros equipos y miembros del equipo.

fuente: https://www.edelman.com/research/edelman-trust-covid-19-demonstrates-essential-role-of-private-sector

Es (como siempre) una cuestión de proporcionar la información correcta, en el momento adecuado, a las personas adecuadas y repetir y reforzar especialmente en tiempos de crisis. Depende del liderazgo no solo asegurarse de que su gente esté bien informada, sino motivarlos y darles la previsión de que seremos más fuertes como empresa y que podamos mantener el negocio, restaurar la salud pública y llegar a la cima al final.

En las últimas semanas, hemos visto a clientes en todo el mundo aprovechando Spencer, nuestra plataforma de comunicación para empleados, como un medio para comunicarse con sus empleados, a través de verticales, industrias y culturas.

Basado en la cantidad de publicaciones realizadas en la plataforma Spencer

Las estadísticas confirman la investigación mencionada anteriormente: los empleados consideran la voz, la orientación y las instrucciones de sus empleadores como un recurso crítico en tiempos de crisis.

Analizamos tanto el contenido publicado como la respuesta de los empleados en toda nuestra base de clientes e identificamos una serie de mejores prácticas.

1. Sea proactivo, actúe rápidamente

Siempre que sea posible, nuestros clientes son proactivos en las medidas tomadas. Desde estimular el trabajo a distancia, hasta medidas sanitarias y de higiene, a menudo se dirigían a ellos antes de que el gobierno lo solicitara.

Luego, a medida que las directrices oficiales se hicieron más estrictas o más estrictas, todas actuaron muy rápidamente (en cuestión de minutos u horas) para volver a emitir estas directrices gubernamentales internamente y vincularlas con medidas internas ya aplicables o recientemente emitidas.

Pautas de referencia, listas de verificación, documentos y videos.

La captación de estos mensajes por parte de los empleados fue la más alta: parafrasear las pautas oficiales en acciones organizativas, pocas horas después de las declaraciones oficiales, es un aspecto crítico en la construcción de una comunicación de crisis confiable.

2. Contextualiza tu guía

La mayoría de nuestros clientes también personalizaron sus mensajes de seguimiento. Reiteran el impacto específico, la solicitud o las medidas para audiencias objetivo específicas: ya sean consultores itinerantes, personal de taller, trabajadores sanitarios o cuidadores en hogares de ancianos o instituciones de atención, etc.

Cuanto más específico pueda guiar a las audiencias respectivas, más cerca podrá adaptar el consejo a su contexto, más impactante será el mensaje.

Y es la combinación del mensaje general, reforzado con "lo que esperamos de usted" lo que tiene el impacto final.

Si carece de capacidades de personalización tan profunda.

No hace falta decir que el primer elemento en la personalización del mensaje es dirigirse a los empleados en su lengua materna. El tono, los matices y la elección de palabras es clave para manejar una situación muy emocional e incierta.

3. Sea consistente y repita

La consistencia es clave, repita lo que ya se ha hecho, enfatice lo que queda en su lugar y luego hable sobre las novedades. Sus empleados buscan confiabilidad, seguridad y eso requiere estabilidad en su mensaje y tono.

Incluso hemos visto clientes indicando por adelantado, cuándo se esperaba una nueva actualización, para demostrar que la organización está al tanto de la situación y distribuirá su orientación en breve. Otros eligieron constantemente un momento del día para repetir y actualizar la situación.

4. Maximiza tu alcance e impacto

Obviamente, muchos de nuestros clientes han optado por una plataforma de comunicación para empleados como Spencer, para asegurarse de que puedan comunicarse con su personal descentralizado, sus trabajadores remotos, tanto collares azules como blancos, cuando sea necesario.

Si esa no es su configuración, comprenda todos los medios para transmitir su mensaje, ya sean mensajes de texto, correos electrónicos, señalización digital, pizarra, ... E incluso cuando tenga un canal para llegar a todos los empleados, se pueden usar los otros canales para llamar la atención o conducir el tráfico. Asegúrese de que su contenido esté actualizado en 1 lugar y aproveche los puntos de contacto que tenga para que sus empleados lleguen allí.

5. Sea específico y al punto

Por último, hemos visto el mayor impacto con mensajes específicos y nítidos. Las listas de viñetas y las ilustraciones visuales pueden ser muy útiles para proporcionar claridad y mantenerlas breves y claras. Los mensajes en nuestra plataforma a menudo eran breves y concisos en "novedades", y tenían más profundidad debajo para recapitular lo que ya se había hecho, para repetir las medidas tomadas o aclarar aún más las nuevas medidas y directrices.

Use una plataforma de comunicación interna

En muchas industrias, los empleados ahora trabajan desde casa, y existe una clara aceptación de las herramientas de colaboración y las soluciones de mensajería entre pares. Estos son excelentes canales para facilitar nuestro teletrabajo.

Sin embargo, la comunicación organizacional, las medidas tomadas, la orientación del liderazgo, ... deben tener su canal dedicado. Usted no quiere que "lo importante" se mezcle con "lo urgente y quizás menos importante o incluso no importante". Un canal dedicado, sin ruido ni distracción, para llegar a todos los empleados de manera oportuna y relevante es primordial.

Y si sus empleados están luchando contra el virus o asegurando el suministro de alimentos o drogas; apoyarlos, abrazarlos, guiarlos, entrenarlos.

¡Juntos podemos lograr grandes cosas!