5 consejos prácticos para administrar equipos recién remotos durante el coronavirus

Foto cortesía de wocintechchat / Flickr

El año pasado, nuestros equipos en WhereBy.Us fueron completamente remotos. Nuestro equipo ya estaba distribuido en los EE. UU., Y elegimos formalizar esto como una forma operativa para asegurar que los empleados "solos" que trabajan solos en varias ciudades tengan los mismos hábitos y acceso que aquellos que reunieron IRL. También nos ahorró dinero en efectivo, el alma de cualquier startup.

Construir una cultura verdaderamente remota lleva tiempo. Todavía no lo hemos dominado, y probablemente nunca lo haremos. Cada cambio en el personal y cada cambio en las operaciones también es un cambio cultural. La cultura de la empresa está en constante evolución, con o sin nuestros gerentes, y mantenernos comprometidos con esos cambios es una de nuestras mayores responsabilidades de liderazgo.

Es cierto que trabajar IRL tiene ventajas. Los equipos colocados tienen más "colisiones creativas" a través de charlas en los pasillos o descansos rápidos para tomar café. Puede tolerar menos disciplina sobre la documentación porque hay alguien cerca que puede ayudar a las personas a través de una herramienta o proceso desconocido y la interrupción cara a cara se siente menos perjudicial para nosotros, los no robots. Los problemas urgentes se resuelven más rápidamente. Los asuntos no urgentes permanecen no urgentes por más tiempo.

Pero, para los gerentes, trabajar juntos en el espacio físico también significa que lo que realmente sucede en su empresa puede ser menos obvio. Las brechas se eliminan más fácilmente de la vista. Trabajar tanto en operaciones como en cultura es menos difícil. El trabajo remoto, para todos sus desafíos, puede forzarlo a usted y a su empresa a ser más intencionales, más reflexivos y más resistentes a los desafíos del cambio.

Adoptar el trabajo remoto bajo presión y durante una crisis de salud global es una tarea especialmente difícil. Durante la última semana más o menos, mis mensajes de correo electrónico y mis mensajes de correo electrónico se han llenado con solicitudes de ayuda de aquellos que deben cambiar rápidamente la forma de trabajar juntos de su equipo para proteger la seguridad y la salud de su gente. Aquí hay algunos hábitos prácticos que hemos aprendido que su empresa podría adaptarse rápidamente para aliviar la interrupción.

1. Comience con sus calendarios.

Acostumbrarse al calendario pesado de un equipo remoto es un gran ajuste, pero es vital. Los equipos remotos deben programar deliberadamente la comunicación que se organiza fácilmente ad-hoc en la vida real. Y, necesita mucha más visibilidad sobre cuándo están disponibles sus compañeros de equipo y cuándo está interrumpiendo el trabajo más importante de todos: realmente trabajar. Todas nuestras reuniones son videoconferencias, y cada celebración de calendario incluye una, incluso si los equipos trabajan en persona. (Más en video en un minuto.) Nuestro equipo trabaja en sprints semanales y nuestras reuniones se ven así:

  • Inicio de todas las manos: Dedicamos 15 minutos para que la empresa se oriente al sprint. Revisamos la hoja de ruta e identificamos bloqueadores urgentes, actualizamos a la compañía sobre cualquier cosa que los ejecutivos resolvieron durante el fin de semana y respondemos cualquier pregunta enviada a nuestro formulario anónimo de AMA.
  • Standups: Necesitamos que nuestros equipos revisen diariamente su trabajo. Probablemente sea mejor iniciar una videoconferencia para comenzar, pero algunos equipos confían completamente en Slack, otros hacen una combinación de ambos. Sus equipos saben lo que necesitan, así que comience y confíe en ellos para adaptarse. El punto es una comunicación constante y diaria sobre lo que hicimos, lo que estamos haciendo y lo que nos impide completar nuestras tareas de sprint.
  • Comienzos y retros de Sprint: una vez más, es mejor confiar en sus equipos para decidir lo que necesitan. A menudo, una patada de salida es simplemente un enfrentamiento los lunes para garantizar que sepamos lo que estamos haciendo. Sin embargo, las retros de equipo son obligatorias en nuestra empresa y tardan más. Queremos saber qué salió bien, de qué no estamos seguros y en qué debemos trabajar al final de cada sprint, y forzamos una conversación específica sobre la salud de nuestro equipo. Esto se comparte entre los equipos en nuestro All-Hands Retro junto con un resumen de nuestras métricas, lo que hemos logrado y demostraciones del trabajo terminado.
  • 1 a 1: estas son sus reuniones más importantes como gerente, y deben ser su máxima prioridad cada semana. Los 1 contra 1 son su mejor oportunidad para profundizar en lo que está sucediendo en su equipo y su mejor oportunidad para asegurarse de que su gente esté sana, creciendo y manteniendo su trabajo en el objetivo para el resto del equipo. Establecer y revisar objetivos individuales. Haz preguntas consistentes. Intenta escuchar tres o cuatro veces más de lo que hablas. Revise sus notas de antemano para comprender el crecimiento y desarrollo de cada persona semana a semana. Solicite comentarios sobre el equipo y sobre cómo puede mejorar como su gerente.

Pruebe bloques de tiempo específicos para el trabajo entre equipos. Su gente necesita trabajar juntos, y necesitan un tiempo dedicado para que esto suceda. Cuando comenzamos, establecimos dos retenciones de calendario interno de dos horas para toda la compañía para asegurar que los equipos tuvieran tiempo dedicado para colaborar en tareas como investigación, trabajo, lluvia de ideas y crítica. Le pedimos a los líderes del equipo que establecieran estas reuniones los viernes para el próximo sprint y cualquier horario que no se utilizara para el cierre del viernes del viernes era libre de programar.

2. Predeterminado para video y escribir todo en las reuniones.

Cuando comenzamos a trabajar de forma remota, consulté a algunos amigos de Vox y Zapier para que nos dieran consejos sobre cómo hacerlo correctamente. Dos de las cosas más importantes que aprendí fueron el uso predeterminado de video y mejorar la comunicación escrita.

Mi estilo de administración remota es opcional, requiere documentación.

Como gerente, es su trabajo asegurarse de que sucedan estas cosas y establecer el tono para cada reunión. Enciende tu camara. Pídales a todos que hagan lo mismo. Necesita leer las caras y el lenguaje corporal de las personas, por lo que necesita esas señales visuales. Configura tus agendas. Tome notas en documentos compartidos usted mismo primero para demostrar cómo se hace y luego puede pasar la responsabilidad. (Los gerentes siempre deben permanecer en la rotación de escribientes. El nuestro es un trabajo de servicio. No lo hagas solo, pero tampoco seas perezoso).

Con el tiempo, nos hemos vuelto un poco laxos en las reglas de video de equipo a equipo y de reunión a reunión, pero los hábitos de notas solo se han profundizado. Los equipos remotos tienen que escribir. Tienen que comunicarse muy bien para superar la distancia. Necesitan registros escritos de decisiones para ayudar a las personas a subir a bordo y mantenerse al tanto del trabajo. La documentación es imprescindible para que todo esto funcione, y eso incluye la documentación de la reunión.

Si está administrando de forma remota por primera vez, algunas de las primeras cosas que identificará son sus deficiencias de documentación en sus sistemas y procesos. Para comenzar a solucionarlos, mantenga una lista compartida de las necesidades de documentación y comience a eliminarlas como tareas de sprint para usted y sus compañeros de equipo.

3. Aproveche la comunicación asincrónica.

El trabajo remoto requiere una profunda confianza en tus compañeros de equipo. Para obtener el mejor rendimiento de su equipo, debe preocuparse menos acerca de cuándo o cómo funcionan, fuera de sus acuerdos internos sobre los horarios de trabajo, las responsabilidades de informes, etc. Si se maneja principalmente al pasar el ratón, tendrá un Dificultad con esta transición.

La comunicación asincrónica es un activo. Las personas son diferentes. Algunos funcionan mejor a primera hora de la mañana (), otros son noctámbulos. Las personas tienen diferentes responsabilidades familiares y diferentes responsabilidades personales también. El trabajo remoto permite flexibilidad para acomodar estas diferencias, y eso es una ventaja para todo su equipo.

Hemos establecido "horas de trabajo" para la empresa cuando esperamos que la gente esté mayormente en línea, pero somos extremadamente flexibles al respecto de un equipo a otro y de un empleado a otro. Algunas personas necesitan más estructura para mantenerse en el camino. Puedes ajustarte para eso también. Es una buena idea controlar la productividad durante sus 1 en 1.

Solo su diálogo básico de Slack para standups.

Creé un Slackbot para standups¹ que hemos adaptado con el tiempo para comprender los elementos básicos de check-in diarios: ¿Qué hiciste hoy? ¿Cuáles son tus siguientes pasos? ¿Estás bloqueado en algún trabajo?

Ahora lo enviamos al final del día y agregamos algunas preguntas nuevas: ¿Cuáles fueron sus victorias hoy? ¿Que aprendiste hoy? El momento alienta a las personas a terminar su día a una hora razonable y las preguntas nos alientan a terminar nuestro día pensando en lo que hemos logrado y lo que nos da energía.

Y algunos días son realmente difíciles. Creo que también nos hemos vuelto más honestos sobre esto en nuestras notas, lo cual es algo bueno para nuestra cultura. También creo que aprendemos mucho más el uno del otro. Mis colegas están aprendiendo sobre cocina, idiomas, historia, van a asistir a eventos geniales, entrenar para cosas, entrenar y asesorar, y harán todo tipo de cosas que pueden o no estar completamente relacionadas con el trabajo que les ayuden a crecer. Me inspiran a diario.

Principalmente, fomente más comunicación de la que cualquiera cree que es necesaria. Si usa una herramienta de chat como Slack, publique notas sobre cuándo está desconectado y aliente a las personas a mantener sus estados actualizados y respetar los estados de los demás. Si alguien trabaja en horarios extraños, pídales que configuren un correo electrónico de respuesta sobre cuándo volverán. Confía y ajusta.

4. Normalice el tiempo de AFK y "cabeza abajo".

La comunicación asincrónica también puede llevar a algunas personas al agotamiento. Nadie puede estar "siempre activo". Como gerente, establece el tono de cómo su equipo entiende la cultura que lo rodea. Tus hábitos se convertirán en los hábitos de tu equipo.

Envíe un mensaje y establezca su estado cuando se aleje del teclado para dar un paseo o recoger a su hijo o almorzar. Avísele a la gente cuando inicie sesión temprano para que pueda irse temprano. Desactive las notificaciones y actualice su estado cuando necesite ignorar a Slack durante unas horas y concentrarse en sus tareas. Si algo es realmente urgente, todos tenemos números de teléfono en nuestros perfiles. Llamar o enviar mensajes de texto es una válvula de escape, pero en mi experiencia, la mayoría de los problemas pueden esperar hasta que regrese.

5. Ingeniero de algunas colisiones.

Nadie se encuentra en el pasillo cuando trabajas a distancia. Por contradictorio que parezca, debe programar algunas interacciones para su equipo que no sean sobre el trabajo. Eso puede comenzar tan simplemente como llegar a planificar "descansos para tomar café" digitales o ponerse al día rápidamente con sus compañeros de equipo.

El año pasado, comenzamos una nueva rutina llamada What's Been Up Wednesday. (Actualmente estoy renovando esto un poco, pero lo retomaremos en la próxima semana o dos.) Todos los que quieran unirse pueden entrar en Zoom durante media hora al final de un miércoles y compartir lo que hay estado sucediendo en nuestras vidas fuera del trabajo. También hacemos grabaciones del personal: qué programas, libros, podcasts, etc., te has metido últimamente.

A través de este pequeño momento, hemos aprendido mucho más sobre las pasiones, personalidades y familias de los demás. Hemos construido un poco más de camaradería en nuestro equipo y creo que nos ha ayudado a todos a vernos como personas completas en lugar de solo compañeros de trabajo.

También comenzamos una serie de almuerzo y aprendizaje en la que cada mes invitamos a expertos, asesores o personas que admiramos para compartir sobre su trabajo. Estas conversaciones nos permiten girar colectivamente nuestra mirada hacia afuera, ampliar nuestro pensamiento y aprender juntos. Y nos dan grandes ideas para entusiasmarnos y planear robar.

El acaparamiento de dados ha comenzado. Y alineé esta vieja caja de cigarros con fieltro para convertirla en una bandeja de dados que puedo llevar a viajes de trabajo. Las obsesiones de DND se vuelven muy rápidas.

Una de las mejores cosas sociales que me sucedieron personalmente este año fue entrar en un juego semanal en línea de Dungeons and Dragons que mi colega, Michael, comenzó a organizar dentro de nuestra empresa. Algunos de nosotros jugamos semanalmente, otros colegas entran y salen, y por supuesto también hemos hecho nuevos amigos fuera de la compañía a través del juego. Resulta que unas pocas horas de fingimiento adulto cada semana es muy bueno para mi cerebro. Si no eres tan nerd como nosotros, considera alojar un Pictionary o Jackbox en una videollamada. O jugar juntos en línea. O tal vez establezca un club de lectura o un club de cocina para su tripulación.

Tengo una regla estricta sobre "no diversión familiar forzada", por lo que todas estas actividades son completamente opcionales. La opcionalidad protege a las personas que actualmente están realmente ocupadas, tienen otros compromisos o que simplemente no quieren socializar. Está bien. No todos se unen, y hay otras formas de participar.

Tenemos canales de "escuadrón" para la lectura (laboral y recreativa), juegos, música y más. Tenemos canales de "robar esto" para resaltar otros trabajos que admiramos. Compartimos muchos memes y gifs. Nos hacemos muchas preguntas "tontas". Las personas planean reuniones cuando están en las ciudades de los demás. Fomentar la charla. Sé el primero en llegar. Riesgo de parecer tonto. Riesgo de ser vulnerable.

Realmente espero que sus equipos no se vean afectados por COVID-19, pero aparte de las emergencias, la mayoría de las empresas, especialmente las empresas de medios y tecnología, requieren al menos un poco de trabajo remoto en estos días. Si se ve obligado a adaptarse ahora, quizás algunos de estos consejos lo ayudarán a mejorar sus hábitos o al menos a pensar de manera diferente acerca de cómo su equipo trabaja de forma remota. Agradecería sus consejos y sugerencias sobre cómo mejorar también. Dirigir una empresa, remota o de otra manera, es una experiencia de aprendizaje intensa. Me encantaría aprender de ti.

Rebekah Monson es cofundadora y directora de operaciones de WhereBy.Us, una startup de tecnología de medios que actualmente está financiando crowdfunding. Obtenga más información sobre la empresa y cómo invertir en republic.co/whereby-us.

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