11 cosas que COVID-19 nos enseñó sobre el lugar de trabajo descentralizado

Sabíamos que nos estábamos preparando. Simplemente no nos dimos cuenta de cuán rápido la preparación se convertiría en realidad. Esta semana, del 9 al 13 de marzo, iba a ser una "prueba". Íbamos a tener a todos en Agoric trabajando desde casa, para que todos pudiéramos probar varias estrategias. Para el almuerzo del lunes, nos dimos cuenta de que esto no era una prueba. Todos estaríamos trabajando desde casa en el futuro previsible. Queríamos lograr un entorno remoto y probar qué cambios clave debían hacerse, para que tengamos la oportunidad de conocerlos y probarlos antes de ingresar a lo que podríamos llamar "modo de desastre". Mark S. Miller, nuestro cofundador y científico jefe, nos hizo pensar desde un principio cómo funcionan los exponenciales y nos ayudó a pensar hacia dónde podría llegar todo esto.

Hubo un plan elaborado por el equipo de gestión, dirigido por nuestro CEO, Dean Tribble, para hacer una transición sin problemas a todos los que trabajan desde casa. El viernes pasado durante la reunión de todas las manos, Dean presentó el plan a todo el equipo para asegurarse de que habíamos cubierto las bases, y continuaríamos colaborando bien, implementando software y logrando nuestros hitos. Todos sabíamos que necesitábamos contribuir y trabajar de manera proactiva para que esto funcione.

Entonces las cosas se volvieron reales. A medida que nuestra primera semana de trabajo remoto en equipo completo está en marcha, estas son 11 cosas que hemos aprendido que son importantes:

1. Nos preparamos temprano

En las últimas semanas, a medida que la noticia de COVID-19 aumentaba, habíamos comenzado a discutir las precauciones que tomaríamos en Agoric si el virus afectara a los Estados Unidos. Tenemos una pequeña oficina en la ciudad de Belmont (población de aproximadamente 27,000), al sur de San Francisco en el condado de San Mateo. Hay alrededor de ocho de nosotros aquí (además de visitantes frecuentes, somos gregarios), y otra media docena de miembros del equipo Agoric ya trabajan de forma remota en América del Norte, y uno en Europa. "Continuidad" fue la palabra clave según lo planeado, lo que pensamos que se basa en el éxito. ¿Qué nuevas herramientas necesitaríamos para mantener las cosas que solemos hacer juntos? ¿Qué herramientas rutinarias se pondrían a prueba en nuestra nueva realidad? Lo que se perdería cuando ya no estuviéramos almorzando todos juntos, como lo hacemos todos los días de la semana, y cómo podemos abordar ese y cualquier otro déficit percibido.

2. Ver que las caras de las personas importan

Ahora nos encontramos pasando mucho tiempo en videoconferencias. Mantenemos video durante las llamadas. Nadie está pensando: "Puedo dejar el video apagado, ya que sé cómo se ve la cara de todos". Hay señales visuales en las caras de los demás, y también hay consuelo. Y se sabe que algunos de nosotros hablamos principalmente con nuestras manos (no nombraré nombres). Estamos usando Zoom actualmente. Zoom ha sido excelente para las conferencias tradicionales, pero estamos buscando otras herramientas para realizar reuniones de video improvisadas para conversaciones de diseño, revisiones de código, pizarra, etc.

3. Escucharse claramente es esencial

Recomendamos una interfaz de audio full-duplex para cualquier llamada y conferencia. Hemos llegado a depender del Jabra 510. (Los auriculares como AirPods, así como algunos auriculares, también funcionan). Es un altavoz Bluetooth pequeño y resistente que puede conectar a su computadora portátil. Con dúplex completo, significa que puede escuchar y hablar al mismo tiempo, lo que las computadoras portátiles generalmente no se manejan bien. Esa fracción de segundo cuando su computadora corta el audio entrante para que pueda hablar, y viceversa, hace que la interrupción ocasional de las "interrupciones" en la conversación sea frustrante y difícil en lugar de útil. Este es un problema de hardware, uno que implica la cancelación de eco, y mejora significativamente la comunicación. La pequeña inversión para solucionarlo vale la pena.

4. El chat debe ser seguro

Usamos Keybase para chatear. Keybase es nuestro "canal de interrupción", cómo atrae la atención de alguien como si alguna vez hubiera pasado por su escritorio o saludado por la habitación. Por supuesto, es más que eso. Es ideal para grupos pequeños ad-hoc y ad-hoc, y también para temas etiquetados y comunicación entre manos, como Slack. Y al igual que Slack, te permite desplazarte hacia atrás y ver lo que te perdiste. Lo que más nos gusta de Keybase es que está cifrado de extremo a extremo, por lo que está diseñado para evitar escuchas ilegales. (También está vinculado con la comunidad blockchain, lo cual es importante para nosotros porque ese es el mundo en el que trabajan nuestros contratos inteligentes).

5. El almuerzo es más que nutricional

Nos gusta bromear que las economías de mercado están alimentadas por el almuerzo gratis aquí en Agoric. Más concretamente, nuestros almuerzos comunitarios diarios son una parte clave de nuestra vida laboral. Sobre los burritos, la entrega china y los platos peruanos, hablamos de matemáticas, ciencia ficción, economía y nuestros planes para el futuro, entre un menú de temas en constante cambio. Quizás el mayor inconveniente de trabajar de forma remota sería perder estos almuerzos. Entonces, todos activamos Zoom en el almuerzo y hacemos todo lo posible para mantener la conversación fluida. (Esto es opcional, por supuesto, pero la mayoría lo hace). Hasta ahora, está funcionando.

6. Mantener abastecido

Desde que comenzamos a pensar en precauciones temprano, no tuvimos dificultades para obtener suministros a través de Costco y Amazon, y también gracias a las contribuciones de los miembros del equipo. Después de que las preocupaciones de COVID-19 hayan desaparecido, vamos a pensar más a largo plazo sobre lo que necesitamos tener a la mano. Este es el país del terremoto. (Nos preparamos para limpiezas y obtuvimos filtros de aire con un ruido agradable. Por supuesto, ahora estamos trabajando de forma remota, pero están listos para nosotros cuando volvamos juntos a la oficina).

7. Viajar no vale la pena

Ya en las reuniones del TC-39 (comité de JavaScript) en enero, apoyamos a los empleados a tomar sus propias decisiones para no viajar por trabajo. Más tarde, los empleados que regresaron de Indonesia, Phoenix y Londres se pusieron en cuarentena. Inicialmente requerimos "solo viajes críticos". Desde entonces, hemos cancelado todos los viajes de negocios de los empleados. En la mayoría de los casos, las conferencias a las que asistirían, por supuesto, ya se han cancelado.

8. El lugar de trabajo moderno está construido para la colaboración descentralizada

El hecho es que gran parte del conjunto de herramientas del que dependemos está ordenado previamente para situaciones como la que nos hemos encontrado. Ya hemos estado haciendo la transición a herramientas descentralizadas para ser más transparentes para la comunidad de desarrollo externa. Agoric es una plataforma de código abierto, por lo que ha sido importante para nosotros debatir en grupos públicos de Keybase, sobre temas de GitHub, etc. Hasta ahora, nuestro trabajo remoto ha reforzado los beneficios de lo que ya estábamos usando.

9. Registrarse a menudo y brevemente

El mayor cambio que hemos realizado en nuestra forma de trabajar, no en las herramientas que usamos, sino en cómo las usamos, ha sido agregar una sincronización de ingeniería diaria de 15 minutos para nuestra próxima versión del software alfa: ¿en qué estás trabajando? y con qué necesitas ayuda? Con el uso frecuente del chat, lo que hiciste ayer ya se comunicó. Este es un recorrido rápido y el equivalente moderno de una reunión de pie, y ayuda mucho.

10. La incorporación en la nube es única

Acabamos de contratar a un ingeniero y un escritor técnico, ya que todo esto estaba sucediendo, y estamos buscando apoyo en la gestión de productos y marketing, entre otras áreas. Las dos nuevas contrataciones ya funcionan de forma remota. Necesitamos pensar en cómo llevar a los empleados locales previstos a la cultura de la que estamos orgullosos, una cultura que creemos que es uno de los puntos de venta de trabajar en Agoric en primer lugar.

11. Las mejores prácticas se llaman por una razón

En cierto modo, ya nos estábamos preparando para una situación como COVID-19 antes de comenzar a prepararnos. Ya estábamos acostumbrados a mantenernos informados mutuamente sobre lo que está sucediendo en nuestros esfuerzos colectivos. Somos un equipo pequeño y somos una organización plana. Crear este tipo de comunicación y colaboración sobre la marcha habría sido un desafío, pero ya lo teníamos. Por ahora hemos reconocido que la vida diaria es diferente. Simplemente no sabemos cuánto ha cambiado todavía.

Mirando hacia el futuro

En Agoric, nuestra cultura es la comunicación y la discusión reflexiva, y el equipo realmente valora trabajar entre ellos para apoyar esa cultura. Estamos haciendo todo lo posible para mantener esa cultura ahora que todos estamos trabajando en diferentes direcciones. Tendremos que ver qué sucede después, pero sabemos que tuvimos el beneficio de la previsión y la preparación, y estamos agradecidos por eso. Si algo funciona bien para su organización que no hemos enumerado aquí, háganoslo saber.

Deseamos a nuestros amigos, colaboradores, inversores y a la comunidad en general su salud y seguridad, y gracias a todos, por dentro y por fuera, por sus aportes.

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