10 consejos para que los gerentes lideren equipos a través de la crisis del coronavirus

Escrito por Kristina A Nardi y Gina Urgena

Su empresa creó un canal social para compartir las últimas actualizaciones de COVID-19, los principales correos electrónicos de los empleados con frecuencia, si no a diario, y los empleados pueden visitar un "centro" de COVID-19 para obtener preguntas frecuentes e información. Además, el liderazgo ordenó a todos los empleados que pueden trabajar desde casa que lo hagan hasta nuevo aviso. Ahora estás en casa administrando tu equipo remoto en medio de una crisis mundial en aumento. Y hay trabajo por hacer. ¿Suena familiar?

Si usted es un gerente de trabajadores del conocimiento, es probable que la pandemia de coronavirus los haya puesto a usted y a su equipo en situaciones que nunca antes han enfrentado. En tiempos normales, su equipo se sienta cerca, se reúne regularmente en persona, toma café con los miembros del equipo y se detienen en su escritorio para hacer preguntas. Los ve juntos soluciones de pizarra, almorzando y hablando de planes de fin de semana. Los largos correos electrónicos de la empresa y las llamadas virtuales rígidas han reemplazado la colaboración, el trabajo en equipo y la camaradería a la que usted y su equipo están acostumbrados. La respuesta de arriba hacia abajo de su empresa puede ser excelente, pero no está seguro de cómo liderar a su equipo en el día a día. Aquí hay diez cosas que puede hacer a partir de ahora.

1) Establecer expectativas para el equipo, como equipo.

Facilite una discusión en equipo para determinar juntos las expectativas de trabajo remoto. Decida de antemano qué expectativas desea establecer (y por qué) frente a lo que el equipo puede decidir juntos. Debe establecer expectativas sobre cualquier cosa que tenga que ver con las políticas y prácticas de la compañía, así como con la seguridad de sus empleados. Por ejemplo, deje en claro que espera que su equipo lea los correos electrónicos de la empresa y siga las pautas.

Las expectativas para determinar como equipo incluyen: horas centrales del equipo completo disponible; días / momentos específicos de "trabajo profundo" cuando los miembros del equipo no programan reuniones o se interrumpen entre sí; cómo mantenerse conectado más allá del correo electrónico y las reuniones (por ejemplo, salas de chat virtuales, mensajería instantánea); y las normas del equipo sobre llamadas y mensajes de texto, incluidas las horas de encendido / apagado. Dedique tiempo de antemano a pensar en su propia posición sobre estos temas, especialmente con lo que está y no está de acuerdo y por qué, para que pueda articular objetivamente su punto de vista a su equipo.

Envíe la invitación a la reunión de antemano con un mensaje personal que explique lo que desea lograr, por qué y qué decisiones desea que su equipo tome juntas, para que tengan tiempo de prepararse. Considere solicitar el aporte de su equipo sobre las expectativas que desean determinar además de las que usted propone.

Use una pizarra virtual o documento para mostrar la agenda y las ideas que el equipo intercambia ideas, solicite la opinión de cada miembro del equipo y use enfoques democráticos como votar para decidir opiniones opuestas. Después de la reunión, envíe y publique las decisiones del equipo para establecer las expectativas como práctica.

2) Aumenta tus conexiones.

Los miembros de su equipo pueden ser más aprensivos para comunicarse con usted por correo electrónico o chat porque es diferente a pasar por su escritorio por unos minutos o atraparlo en la cocina. Menos conexiones con usted puede resultar en una falta de claridad sobre las prioridades, obstaculizar el intercambio de ideas y hacer que los miembros de su equipo tengan dificultades sin la dirección o el asesoramiento que necesitan de usted. Prevenga esto instituyendo puntos de contacto más frecuentes y eficientes con su equipo. Por ejemplo, una reunión de "scrum" diaria de 15 minutos donde cada miembro del equipo comparte "lo que completaron desde ayer", "lo que planean completar hoy" y "lo que se interpone en su camino" es una excelente manera de mantenerse el uno al otro informado y eliminar rápidamente los obstáculos.

Si ya tienes uno a uno con cada uno de los miembros de tu equipo, genial. Si no, comienza ahora. Solicite a los miembros de su equipo que establezcan la agenda. Anímalos a incluir actividades y proyectos en los que necesiten más dirección o asesoramiento de tu parte. Pídales que compartan su agenda con anticipación para que pueda prepararse. Evite usar uno a uno como informes de estado; más bien, úselos como tiempo de trabajo con el miembro de su equipo para ayudarlo a avanzar.

3) Abogar por el autocuidado.

Durante estos tiempos de alto estrés y ambigüedad, es importante que su equipo recuerde cuidarse a sí mismo. Es como las instrucciones de la azafata en el avión: primero debes ponerte la máscara antes de ayudar a los demás. Consulte con los miembros del equipo para asegurarse de que estén participando en cualquier actividad de reducción de estrés que funcione para ellos, ya sea salir a caminar, leer o meditar. Asegúrese de que usted, como líder, esté haciendo lo mismo. ¡Serás más efectivo para apoyar a tu equipo si no eres un monstruo gigante del estrés!

4) Crear comunidad (virtual).

No puede ir a la hora feliz, pero aún puede compartir y conectarse. Involucre a los miembros de su equipo para que no tenga que ser creativo solo. Por ejemplo, abra un chat o una pizarra virtual y solicite a los miembros de su equipo que envíen una idea de cómo desean crear conexiones mientras trabajan virtualmente. Pregúnteles cómo quieren continuar con las tradiciones del equipo, como las celebraciones de cumpleaños. Apoye sus ideas y deles propiedad sobre la ejecución.

Haga cosas simples y de bajo esfuerzo, tales como: Invite a los miembros del equipo a rotar haciendo una pregunta del día como "¿dónde está su destino de vacaciones favorito" o "qué programa de televisión están atravesando" y comenten las respuestas de los demás? Instituto "Win Wednesday" donde todos comparten una victoria personal o profesional de la semana pasada. Comience un desafío decidido por el equipo, como leer un número determinado de páginas en un libro a la semana o comenzar diariamente. Haga una pausa para el café los lunes por la mañana donde todos enciendan su video a una hora establecida y compartan sus fines de semana.

5) Crear canales de comunicación de equipo virtual dedicados.

Ya sea que se trate de un chat grupal o un mensaje instantáneo en cualquier plataforma que use su organización, configure canales para que el equipo se mantenga al tanto de las actualizaciones, proyectos o simplemente comparta fotos divertidas como hornear galletas con la familia o las travesuras de su perro o gato. También cree un canal grupal, por ejemplo, un texto grupal, para mensajes más urgentes y emergencias.

6) Comunicarse con transparencia.

Comparta tanta información como sea posible con su equipo. Incluso si no tiene todas las respuestas o información, comunique lo que pueda. Está bien decir: "No lo sé todavía, déjame averiguarlo y responderte" o "Te lo haré saber tan pronto como tenga más información al respecto". Cuando hay brechas de comunicación, los empleados pueden "inventar historias" para llenar las brechas, lo que puede conducir a la propagación de información errónea y aumentar la ansiedad.

7) Registrarse con cada miembro del equipo individualmente.

Tómese el tiempo para registrarse realmente con los miembros de su equipo, como durante las reuniones individuales. Haga preguntas como "¿qué le preocupa?", "¿Cómo va a funcionar desde su casa? ¿Qué está funcionando para usted y qué no?", "¿Qué está pensando que no estamos hablando?" Y "¿Qué podría hacer para mejor apoyo "para abrir la puerta a los miembros de su equipo. Escuche, evite interrupciones y comparta lo que escucha con sus propias palabras para verificar su comprensión. Tome medidas basadas en lo que escucha, para que su equipo tenga el apoyo que necesitan durante este tiempo.

8) Dar permiso.

Ayude a su equipo a saber que está bien pedir lo que necesitan. Comparta que reconoce que la situación de cada persona es diferente, y hágales saber que desea trabajar con cada persona para descubrir qué es lo correcto en función de sus circunstancias únicas. Hacer esto deja en claro a su equipo que pueden acercarse a usted y trabajarán juntos para encontrar soluciones que funcionen para ambos. Esto ayuda en gran medida a aliviar el estrés que generan los empleados para conversaciones como esta.

Sea abierto sobre su propia situación, incluso si es cómica. Por ejemplo, al comienzo de una llamada, informe a su equipo que pueden escuchar a su perro ladrar o a sus hijos en el fondo. O muestre al grupo su taza de café favorita y comparta la historia detrás de ella. Invita a tu equipo a compartir también. Gestos como ese ayudan a su equipo a sentirse cómodo y apoyado en el entorno del hogar sobre el cual podrían no tener un control total.

9) Modelo de empatía y equilibrio.

La forma en que actúas y reaccionas influye en cómo actúa y se siente tu equipo. ¿Se molesta cuando un miembro del equipo tiene que abandonar una llamada repentinamente porque su niño necesita algo? Otros miembros del equipo reaccionarán igual. ¿Está en línea de 7:00 a. M. A 9:00 p. M. Y sigue enviando correos electrónicos durante la noche? Su equipo pensará que necesitan reflejar esto. ¿Evitas usar tu video en llamadas? Tu equipo también lo hará.

Los niveles de estrés son altos a medida que su equipo navega por nuevas formas de trabajo, responsabilidades en el hogar e interrupciones en sus rutinas. Tenga esto en cuenta durante sus interacciones y en sus comunicaciones. ¿Ese miembro del equipo que tiene que abandonar la llamada de repente? Intenta decir "Está bien. Todos estamos haciendo nuestro mejor esfuerzo en este momento. Te alcanzaremos más tarde. Rompiendo por el día? Comparta con su equipo que está cerrando sesión para poder entrenar e invítelos a compartir lo que están haciendo para mantenerse activos. Unirse a una reunión de equipo? Informe a su equipo que planea usar el video e invítelos a hacer lo mismo si se sienten cómodos.

10) Modele una mentalidad positiva.

Así como su comportamiento sirve como modelo a seguir, también lo hace su mentalidad. No hay duda de que estamos en un momento sin precedentes. En lugar de concentrarse en todos los desafíos, piense en las oportunidades. ¿Cuáles son algunos resultados positivos de esta situación? ¿Es esta una oportunidad para que su equipo se conozca mejor y aprenda nuevas formas de colaborar de manera efectiva? ¿Esta nueva forma de trabajo conduce a eficiencias, comunicación mejorada y un equipo más cohesionado? En lugar de tener una mentalidad de víctima, considere lo que le gustaría crear juntos como un equipo para apoyarse mutuamente y amplificar la conexión y la colaboración.

Como gerente, usted sabe que su equipo toma sus señales de usted. En este momento es una oportunidad increíble para que usted modele los comportamientos, la mentalidad y las acciones que mantendrán a su equipo comprometido y productivo y les brindarán el apoyo que necesitan.