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10 pasos para crear una mejor cultura de trabajo remoto (en Slack)

He estado administrando y liderando equipos y proveedores remotos y distribuidos durante años (mi primera herramienta de chat de proyecto no fue Slack, ni siquiera Hipchat, sino Pidgin (!)), Y ahora ese coronavirus nos ha recordado de repente que no estamos repentinamente Como era experto en trabajar juntos digitalmente como pensábamos que éramos, me pareció útil compartir los problemas más importantes que veo que la mayoría de las empresas no entienden al crear una cultura de trabajo remota positiva (especialmente cuando se usa Slack).

1. Sea claro en los momentos en que necesitan estar disponibles el uno para el otro y explíquelos. Durante esos momentos, no debe estar lejos de su máquina (por un período de tiempo no razonable), ni tomarse horas para responder. Este problema crea un retraso en la decisión, donde algo que podría haberse manejado en 15 minutos requiere una serie de mensajes, retrasos, mensajes, retrasos, etc., hasta que se convierten en horas e incluso a veces en días.

Simplemente deberá explicar esto a algunas personas de su equipo. No están acostumbrados a equilibrar esta disponibilidad, ya que todos compartieron paredes en la misma habitación. Simplemente no era necesario. Ahora, para algunos, lo será. Sé cortés con esto: no le estás diciendo a la gente que no pueden almorzar o ir al baño. Le está pidiendo a la gente que le haga saber si necesitan salir o hacer un mandado. Estás tratando de evitar que el progreso de tus negocios o proyectos se ralentice y se arrastre.

2. Use su Slack de manera efectiva: cree canales destinados a la comunicación general y canales destinados a tipos explícitos de mensajes. Algunos clásicos que utilizamos son 'alert-x', 'bugs' 'fuera de la oficina'. Use canales de 'alertas' para las fuentes del sistema a través de webhooks o zapier que mantienen a las personas al tanto de la actividad, pero no coloque todas sus alertas en un canal.

Realice 'alert-github' o 'alert-hosting' y, en el futuro, hacerlos todos en un solo canal los ignorará. Si le preocupa que esto va a crear fatiga en los canales, haga que los canales de alertas sean opcionales o en 'pequeños grupos de sistemas conectados', como 'alertas-ingeniería' o 'alertas-ventas'.

No seas un imbécil, pero no dejes que los canales pasen a nunca estar en el tema. Intenta mantenerlos razonablemente enfocados.

3. No bloquee los canales flojos que otros puedan observar porque quieren, no porque tengan que hacerlo. Recuerde que ver la actividad no siempre es una carga cognitiva: en espacios de trabajo remotos, ver la actividad a menudo es un recordatorio de que usted es parte de un equipo.

Bloquear los canales de Slack simplemente prohíbe que otros vean actividades que les recuerden todo lo que está sucediendo y cuánto están trabajando todos para lograr los mismos objetivos. Bloquee los canales que DEBEN ser privados, por recursos humanos o por razones legales, seguro, pero no fuerce la privacidad cuando no sea necesario.

4. Y, por otro lado, tenga claro qué canales se requieren y cuáles no. No sobrecargue a su equipo con la invitación requerida a 100 canales, porque para algunos, eso los hará sentir a su antojo seguirlos a todos. Es mejor hablar de esto y asegurarse de que usted y sus equipos estén en la misma página.

Hágales saber que está contento de tenerlos en tantos canales como quieran seguir, pero estos son los que necesitan, dado su rol o departamento. Cualquier otra cosa es opcional, y si alguna vez es demasiado, son libres de irse.

5. Cuando haya agrupado canales o departamentos, y muchos canales de Slack, organícelos con un prefijo alfabético, ayuda a mantener su Slack claro al ver 'alertas de ventas', 'ventas-generales', 'noticias de ventas' (por ejemplo ) que tratar de encontrar los canales de venta como "noticias-ventas" y nombres no consistentes. Use el alfabeto para la agrupación vertical a su favor.

Trabajar con clientes suele ser aún peor. Es posible que tenga muchos canales internos y externos. Cree patrones de prefijos o sufijos que ayudarán a su equipo a identificar fácilmente aquellos canales que son internos y aquellos que están conectados a socios, proveedores o clientes.

Ejemplo: # client-int-buddy # client-int-dojo # client-ext-buddy # client-ext-dojo #ingeniería # ingeniería-noticias #general # alertas de ventas # ventas-chat # ventas-semanales

6. Y esto es para mí, lo más importante, comunicar de manera proactiva lo que está haciendo, se convierte en 'compartidor'. En la cultura del trabajo remoto, el mayor fracaso generalmente es que su comunicación se convierte en dos tipos: cosas aleatorias y divertidas, y cosas de trabajo "cuando necesita algo". Tienes tus canales de broma, y ​​tus canales de 'oye, hiciste lo tuyo'. En verdad, esta necesidad de seguir preguntando 'ya sucedió esto' o 'ya sucedió eso', generalmente se debe a que no ha creado una cultura remota donde las personas compartan lo que están haciendo de manera proactiva.

¿Cómo puedes saber que esto es un problema? ¿Alguna vez has estado en un equipo y has visto pasar 24 o 48 horas y nadie publica nada en un canal de Slack? Este es un síntoma de que su equipo no comprende el valor de compartir actualizaciones "solo para mantener informados a los demás". Solo imagina eso en una oficina. Acabas de pasar 2 días y no tienes nada que discutir. No me puedo imaginar un negocio operando así.

Esto es especialmente común en equipos pequeños donde todos representan su función de departamento / trabajo completa. Es posible que todos estén informando sus artículos al CEO, pero posiblemente en chats privados o en llamadas. Este negocio funciona de forma remota, pero no está construyendo una cultura de trabajo remota. No está ayudando a las personas a comprender cómo distribuir mejor la información en todo el equipo, en un entorno remoto. Es mejor que prestes el ejemplo al equipo mostrándoles a menudo cómo compartes. Algo como:

“Acabo de actualizar las tarjetas de Asana y organicé todo. Trasladé algunos de los elementos en los que no hemos progresado a la nevera y un par de cosas que terminamos en la lista de finalizados. A continuación, intentaré agregar detalles a las próximas dos tarjetas en la cartera y debería tener eso listo para mañana ”.

No hay solicitud ni pregunta, nada que nadie más realmente necesite saber, pero usted está modelando un equipo donde se comunica la conciencia y el esfuerzo grupal, no solo un sistema receptivo

7. Y mencionado anteriormente brevemente, pero también importante: trate de evitar los mensajes privados tanto como sea posible. Las decisiones clave o el historial de planificación de algo no deben hacerse en un 1: 1 que otros no puedan ver o que sea difícil de recordar. Trate de mantener las conversaciones del departamento en esos grupos flojos del departamento casi siempre.

Si está trabajando con clientes, esto es especialmente cierto. No solo tomen esta acción ustedes mismos, sino que intenten asegurarse de que todos en su equipo empujen las conversaciones de los clientes a los canales grupales. Los convos de clientes privados pueden dar lugar a conversaciones de recursos humanos, legales o simplemente difíciles en un lugar donde no se puede acceder o ayudar a la clasificación si alguna vez algo se sale de control.

8. Y por esas conversaciones 'divertidas', digo empoderarlos. Hemos tenido canales para 'noticias curadas', 'música curada', 'videos curados' y 'ofertas', canales 'aleatorios' y 'gif'. Trate de permitir que las personas sigan teniendo personalidades y exhibirlas.

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La mayoría de los equipos son bastante buenos en esto, y Slack obviamente lo apoya con reacciones emoji, soporte giphy, etc. Es probable que no tenga que hacer mucho trabajo aquí, pero a veces puede ser útil no dejar que esta división ocurra entre su 'liderazgo' y su equipo, donde la parte divertida de Slack es algo que el equipo hace y el liderazgo no . Eso solo exacerba los silos de administración que se generan en configuraciones no remotas de todos modos.

9. Recuerde y explique a su equipo que las personas tienen diferentes estilos de comunicación cuando usan herramientas de chat remotas. Algunas personas pueden parecer bruscas o incluso enojadas en la forma en que interpretas sus mensajes, pero puede ser simplemente su estilo de escritura. Intente alentar a su equipo a leer sus interacciones remotas y de chat a través de la lente de 'No puedo asignarle emoción a esta persona en función de su chat, por lo que es mejor que solo pregunte'.

Soy culpable de esto, personalmente, donde mi tiempo y ancho de banda me dejan usando muchas respuestas cortas y rápidas. Intento atrapar a mis equipos en algún momento y recordarles que no es enojo y que no estoy molesto, solo la naturaleza de cómo me comunico cuando hago malabares con los artículos. Ese chat, y la voluntad de tenerlo, siempre es útil.

10. Y dejando Slack por un momento, si puede, pídale a su equipo que siempre encienda su video durante los chats grupales, o especialmente durante las reuniones con los clientes. Recuerde que al final del día ver otro rostro humano es un beneficio emocional y psicológico que su equipo necesita para conectarse.

Slack ES una gran herramienta y, a pesar de todo el sentimiento anti-Slack, he visto que reúne equipos y proyectos apasionados de manera que crean amistades honestas con Dios de por vida y negocios de gran éxito, sin embargo, no es una cara. conversación cara a cara, y nunca lo será. Intenta ser esa persona para tu equipo, para que te conozcan, incluso si a veces te parece más fácil.